Dokumente sind unverzichtbar - Dokumentenmanagement ist eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen

Unseren Beitrag für diese unvermeidbare und doch häufig ungeliebte Aufgabe sehen wir darin, möglichst praktische Vorgehensweisen für Ihr Unternehmen anzubieten.

Die Aufgabenstellungen des Dokumentenmanagements

Dokumente kommen aus unterschiedlichen Quellen,
liegen an unterschiedlichen Orten,
werden von unterschiedlichen Mitarbeitern,
mit unterschiedlichen Rechten...
...dies Liste läßt sich beliebig erweitern.

Dokumente effizienter erstellen, verteilen, verwalten und rechtssicher archivieren!!!

Dokumente effizienter erstellen

Der Urlaubsantrag des Mitarbeiters, das Schreiben an Ihren Kunden...
Viele Dokumente benötigen Informationen aus dem Personalwirtschafts- Kundenbeziehungs- oder Warenwirtschaftssystem des Unternehmens.
effektives Dokumentenmanagement kann deshalb nicht isoliert betrachtet werden, sondern ist eng verzahnt mit seiner Umgebung im Unternehmen.

Dokumente effizienter verteilen

Unsere Gesellschaft wird ständig mobiler. Dies wirkt sich auch auf unsere Arbeitsumgebungen aus.
Die Zeit, in denen Dokumentverwaltung in Ordnern funktionierte, ist längst vorbei und durch elektronische Ordner abgelöst.
Mit dem Internet sind kommen nun die Anforderung hinzu, Dokumente zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar zu machen.

Dokumente effizienter verwalten

Zu allen Zeiten wurde versucht Ordnung in Dokumente zu bekommen. Alphabetische und andere Ordnungssysteme wurden erfunden. Mehr oder weniger tauglich, hatte sie doch alle einen prägnanten Fehler. Sie gehorchten nur einem Ordnungsprinzip.
Dies Zeit dieser einseitigen Zuordnung von Dokumenten zu nur einem Ordnungsprinzip ist vorbei. Heute müssen Dokumente gleichzeitig an mehrere Vorgänge, Projekte, E-Mails... gebunden werden.
Dieser Vorgang muß zudem auch intuitiv und ohne zusätzlichen Aufwand erfolgen. Die aufwändige Ablage nach altem Muster ist endgültig vorbei.

Dokumente rechtssicher archivieren

Früher reichte es aus, Rechnungen in Papierform über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren. Die GDPdU hat die Aufbewahrungspflicht mittlerweile bis auf E-Mails erweitert.
Elektronische Dokumente verleiten bei Namensgleichheit der Dateien in üblichen Ordnerstrukturen zum versehentlichen Löschen.
Die Anforderung an die rechtssichere Archivierung muß deshalb den E-Mailverkehr einbeziehen und revisionssichere Speicherung unterstützen.