Dokumente effizienter archivieren.

Die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierungspflicht betreffen jedes Unternehmen gleichermaßen.

Die Anforderungen definiert das Handelsgesetzbuch § 239, § 257 HGB, die Abgabenordnung § 146, § 147,§ 200 und die GoBS (zukünftig GobIT).

Revisionssichere Archivierung erfordert geeigneten Speicherplatz und entsprechende Sicherungsmaßnahmen.
Hierzu haben wir unser Archivierungssystem an den Anforderungen der ISO Norm 14721 ausgerichtet.
Beim Nachweis für die erforderliche Sicherheit und die Prüfung von Archivsystemen entsprechend der IT-Grundschutz-Kataloge des BSI arbeiten wir mit unseren spezialisierten Partnern der Rechenzentren zusammen.

Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat die Grundsätze der Dokumentverwaltung definiert.

Grundsatz: "Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden."

Bei der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen unterstützt sie unser Vorlagenwesen. So werden die Pflichtangaben auf Dokumenten zentral aus der Datenbank in die Dokumente eingesetzt. Die Anpassung der Angaben erfolgt bei Änderung der Daten zentral und erspart somit Zeit.
Bei der Umsetzung der organisationsinternen Anforderungen hilft ihnen neben dem Vorlagenwesen auch das mehrdimensionale Archivsystem. Reine Ordnersysteme kombinieren wir mit der automatisierten Zuordnung von Dokumenten in ihrem organisatorischen Kontext. So werden Kontakte und E-Mails amt ihren Anhängen nicht nur einfach abgelegt, sondern dem jeweiligen Kunden, Ansprechpartner oder Mitarbeiter zugeordnet. Mehrfachzuordnungen können jederzeit erfolgen.

Grundsatz: "Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen."

Ausgehende Dokumente werden automatisch archiviert. Eingehende Dokumente lassen sich digitalisiert an die entsprechenden Vorgänge binden. so werden beispielsweise Eingangsrechnungen gescannt und an die Eingangsbuchungen gebunden.
In Kombination mit unserem E-Mailsystems sorgt die automatische Archivierung dafür, dass auch Informationen über diesen Weg nicht verlorengehen.

Grundsatz: "Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren."

Mit dem System erstellte Dokumente werden automatisch archiviert. Frühestmöglich und ohne Zeitaufwand.

Grundsatz: "Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden."

Unveränderbare Archivierung erfordert Versionierung von Dokumenten. Dies erfordert die Flexibilität. Üblicher Betriebssysteme löschen bei Namensgleichheit das jeweilige Altdokument. Wir versionieren und erhalten so das jeweilige Original.

Grundsatz: "Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden."

Unser Rechtesystem bildet hierfür die Grundlage auch in Mehrmandantenumgebungen rollenbasierte Rechtemodelle für Dokumente umzusetzen.

Grundsatz: "Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können."

Volltextextsuche durch alle Dokumente ist Bestandteil unseres Dokumentenmanagementsystems. Zugriffszeiten im Sekundenbereich aus mehreren 10tausend-Dokumenten gehören zum Standard.

Grundsatz: "Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden."

Die geringen Kosten unseres Dokumenentmanagementsystems erlauben langfristige Vertragsbeziehungen. Bei Ende eines Vertrages erhalten Sie Ihre elektronischen Dokumente auf einem geeigneten Datenträger.

Grundsatz: "Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden."

Grundsatz: "Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden."

Die Zertifikate unserer Partner vereinfachen den Prüfvorgang und seine Dokumentation erheblich.

Grundsatz: "Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein."

Das Archivsystem ist datenbankbasiert und dynamisch organisiert. Migrationen und Änderungen des Archivsystems erfolgen im Hintergrund ständig.